בואו נודה באמת, בעידן בו הכול הופך להיות מהיר וזמן הפך להיות המצרך היקר ביותר שלנו, למי מאיתנו מתחשק להתרוצץ בין הדיירים בבניין כדי לגבות את התשלום החודשי? מתי כדאי לשכור חברת ניהול ועד בית ? איך עושים זאת נכון ולאורך זמן? ולמה לא ניתן לוותר לגמרי על נציגות לבניין? כל הפרטים במאמר שלפניכם.
נפתח בזה שנאמר שאם מדובר בבניין סטנדרטי בן 4 קומות, עם מעלית אחת, אפשר להחליט שמסתפקים בועד בית, אם כי תמיד עדיף בעל מקצוע.
התמונה משתנה כשמדובר בבניינים גבוהים מרובי דיירים בהם הצורך בבחירת חברה חיצונית של ניהול ואחזקת מבנים, כזאת שתעשה את הדברים הנדרשים עבור הדיירים על הצד הטוב ביותר היא אינה פריבילגיה- היא חובה.
כשיש גוף חיצוני שעושה זאת למענכם, נחסכים ויכוחים, נחסכות עלויות של בעלי מקצוע, הדברים לא נופלים בין הכיסאות והכול מתנהל מול חברה אחת שגם מתחזקת.
תוכן השירות הוא לאו דווקא המחיר
כמו בכל תחום, גם בתחום של בחירת חברת הניהול ועד בית, רמת השירות והתוכן משתנה מחברה לחברה. השאלה שכדאי שתשאלו את עצמכם היא: האם הצעת המחיר שקיבלתי עונה על הדרישות והציפיות שלי?
המחיר הינו השורה התחתונה כמובן, אך אל תוותרו על רמת הציפיות שלכם, על איכות ועל שירות.
חשוב להבין שלצד כל חברת ניהול אמורה להיות נציגות ועד הבית. ישנן חברות ניהול שההתנהלות מולן נעשית באמצעות נציגות הבניין ולעומתן חברות אחרות המאפשרות לכל דייר או בעל נכס לפנות אליהן – פרט חשוב מאוד שיכול להוריד מעמסה גדולה מנציג הבניין.
בנוסף, ישנן חברות שעוסקות בגבייה וישנן חברות שאינן עוסקות בבעיות גבייה או סרבני תשלום.
התאמת עלויות חברת ניהול ועד הבית לתקציב הבניין
מומלץ לבנות תקציב בניין שכולל את כלל ההוצאות הקבועות. בתקציב זה יש לכלול את עמלת חברת הניהול ולכך לצרף את סכום ההוצאות שאינן צפויות, את סך כל הסכום לחלק עפ"י שיטת החלוקה הנהוגה בבניין. כך תקבעו את גובה מיסי ועד הבית כולל עמלת חברת הניהול.
תקציב נכון יאפשר חופש פעולה לחברת הניהול ואחזקת מבנים בבניין ויתרום להצלחתה לאורך זמן. ייתכן שתתקלו בהתנגדות כלשהי של דייר אחד או יותר, כדי לוודא שמיסי ועד הבית עומדים בציפיות של וועד הבית והדיירים בעלי הנכסים עצמם, חשוב לקבל הסכמה רחבה ככל האפשר.
ועד הבית בוחר את חברת הניהול ולא הדיירים
מומלץ לתת ייפוי כוח לנציגות ועד הבית לבחירת חברת הניהול. עדיף להימנע מלאפשר לדיירי הבניין לבחור את חברת הניהול ואת השירותים שהיא מספקת. הסיבה העיקרית היא שלאנשים יש נטייה ללכת על הזול ביותר ולצפות לקבל את התמורה הגבוהה ביותר.
אנו ממליצים לתת ייפוי כח לנציגות הבניין לעשות את הבדיקות הנדרשות ולבחור את חברת הניהול המתאימה ביותר בשם דיירי הבניין. כך תבטיחו לעצמכם טיפול ראוי ושקט נפשי לאורך זמן.
תיאום ציפיות עם חברת הניהול ועד בית
במהלך פגישת תאום ציפיות שאנו עורכים עם לקוחות פוטנציאליים השאלה הראשונה שעולה לדיון היא: מהי הסיבה המכרעת להצלחת השירות לטווח הארוך?
בסיטואציה בה מעורבים 2 גופים (חברת הניהול ונציגות ועד הבית) על כל אחד מהצדדים מוטלת האחריות לבצע את תפקידו עד תום.
חברת ניהול ואחזקת מבנים מחויבת לתת שירות מצוין עפ"י הסכם התקשרות מפורט אשר נחתם בין הצדדים. מנגד, ניהול ועד הבית צריך לקבל על עצמו את תפקידיו כמו לדוגמה בחברה שלנו, נציגות ועד הבית אחראית על קבלת החלטות ומורשית חתימה בחשבון הבנק.
כל צד מחויב לעמוד בהתחייבויותיו ואחת לתקופה מומלץ לבצע תיאום ציפיות מחודש ובמיוחד במקרה של החלפת חברת הניהול.
אפשרות להתנתקות בהודעה קצרה
טעויות קורות- לא תמיד תקלעו מיד בבחירתכם. לא תמיד חברת הניהול שבחרתם תענה על הציפיות. לעיתים, אחרי תקופה של שנה או מספר שנים נדרשת רענון או החלפה.
יש להיערך מבעוד מועד לאפשרות להתנתקות מהירה. לכן חשוב להכניס בהסכם התנתקות סעיף על הודעה מראש של 30 או 60 ימים.
היכרות מוקדמת
תמיד חשוב לקבל המלצה טובה. מומלץ לקבל חברת ניהול ועד בית שיש לכם היכרות מוקדמת עמה מבניין אחר או מהמלצה שהגיעה מדיירים בבניין אחר. המלצות שניתנות ע"י חברת ניהול עצמה עוזרות ללא ספק, אבל אין כמו היכרות מוקדמת עם עבודת חברת הניהול או המלצה מגורם מוכר לכם שיכולה להבטיח עבודה או שביעות רצון לטווח ארוך.
קבלת הסכמה רחבה מהדיירים
החוק קובע שלצורך בחירת חברת ניהול ועד בית לבניין בו לא הייתה חברת ניהול בעבר, יש לקבל הסכמה של 2/3 מבעלי הנכסים בבניין או 2/3 מהנוכחים באספה (מקור: חוק בתים משותפים).
כאשר מדובר בהחלפת החברה יש לקבל הסכמה של מעל ל50% מבעלי הנכסים או מעל למחצית מנוכחי האספה.
ההסכמות של בעלי הנכסים מתייחסות לנושאים הבאים:
- בחירת נציגות ועד הבית
- ייפוי כוח לוועד הבית לבחור את חברת הניהול ולהוות כמורשה חתימה בחשבון
- לקבוע סכום משוער לתשלום עבור מיסי ועד הבית כולל חברת הניהול
במקרים בהם מגיעים מעט מבעלי הנכסים לאספות, מומלץ להחתימם פיזית על גבי פרוטוקול בטרם תחילת פעילות החברה.
כך תקבל חברת הניהול גיבוי או במילים אחרות, גב רחב יותר מול מתנגדים / סרבנים למיניהם אם יהיו כאלו במהלך עבודתה בבניין.
בואו נודה באמת, בעידן בו הכול הופך להיות מהיר וזמן הפך להיות המצרך היקר ביותר שלנו, למי מאיתנו מתחשק להתרוצץ בין הדיירים בבניין כדי לגבות את התשלום החודשי? מתי כדאי לשכור חברת ניהול ועד בית ? איך עושים זאת נכון ולאורך זמן? ולמה לא ניתן לוותר לגמרי על נציגות לבניין? כל הפרטים במאמר שלפניכם.
נפתח בזה שנאמר שאם מדובר בבניין סטנדרטי בן 4 קומות, עם מעלית אחת, אפשר להחליט שמסתפקים בועד בית, אם כי תמיד עדיף בעל מקצוע.
התמונה משתנה כשמדובר בבניינים גבוהים מרובי דיירים בהם הצורך בבחירת חברה חיצונית של ניהול ואחזקת מבנים, כזאת שתעשה את הדברים הנדרשים עבור הדיירים על הצד הטוב ביותר היא אינה פריבילגיה- היא חובה.
כשיש גוף חיצוני שעושה זאת למענכם, נחסכים ויכוחים, נחסכות עלויות של בעלי מקצוע, הדברים לא נופלים בין הכיסאות והכול מתנהל מול חברה אחת שגם מתחזקת.
בחירת חברת ניהול ועד בית: 7 דגשים שיצילו אתכם
1. תוכן השירות הוא לאו דווקא המחיר
כמו בכל תחום, גם בתחום של בחירת חברת הניהול ועד בית, רמת השירות והתוכן משתנה מחברה לחברה. השאלה שכדאי שתשאלו את עצמכם היא: האם הצעת המחיר שקיבלתי עונה על הדרישות והציפיות שלי?
המחיר הינו השורה התחתונה כמובן, אך אל תוותרו על רמת הציפיות שלכם, על איכות ועל שירות.
חשוב להבין שלצד כל חברת ניהול אמורה להיות נציגות ועד הבית. ישנן חברות ניהול שההתנהלות מולן נעשית באמצעות נציגות הבניין ולעומתן חברות אחרות המאפשרות לכל דייר או בעל נכס לפנות אליהן – פרט חשוב מאוד שיכול להוריד מעמסה גדולה מנציג הבניין.
בנוסף, ישנן חברות שעוסקות בגבייה וישנן חברות שאינן עוסקות בבעיות גבייה או סרבני תשלום.
2. תיאום ציפיות עם חברת הניהול ועד בית
במהלך פגישת תאום ציפיות שאנו עורכים עם לקוחות פוטנציאליים השאלה הראשונה שעולה לדיון היא: מהי הסיבה המכרעת להצלחת השירות לטווח הארוך?
בסיטואציה בה מעורבים 2 גופים (חברת הניהול ונציגות ועד הבית) על כל אחד מהצדדים מוטלת האחריות לבצע את תפקידו עד תום.
חברת ניהול ואחזקת מבנים מחויבת לתת שירות מצוין עפ"י הסכם התקשרות מפורט אשר נחתם בין הצדדים. מנגד, ניהול ועד הבית צריך לקבל על עצמו את תפקידיו כמו לדוגמה בחברה שלנו, נציגות ועד הבית אחראית על קבלת החלטות ומורשית חתימה בחשבון הבנק.
כל צד מחויב לעמוד בהתחייבויותיו ואחת לתקופה מומלץ לבצע תיאום ציפיות מחודש ובמיוחד במקרה של החלפת חברת הניהול.
3. היכרות מוקדמת
תמיד חשוב לקבל המלצה טובה. מומלץ לקבל חברת ניהול ועד בית שיש לכם היכרות מוקדמת עמה מבניין אחר או מהמלצה שהגיעה מדיירים בבניין אחר. המלצות שניתנות ע"י חברת ניהול עצמה עוזרות ללא ספק, אבל אין כמו היכרות מוקדמת עם עבודת חברת הניהול או המלצה מגורם מוכר לכם שיכולה להבטיח עבודה או שביעות רצון לטווח ארוך.
4. אפשרות להתנתקות בהודעה קצרה
טעויות קורות- לא תמיד תקלעו מיד בבחירתכם. לא תמיד חברת הניהול שבחרתם תענה על הציפיות. לעיתים, אחרי תקופה של שנה או מספר שנים נדרשת רענון או החלפה.
יש להיערך מבעוד מועד לאפשרות להתנתקות מהירה. לכן חשוב להכניס בהסכם התנתקות סעיף על הודעה מראש של 30 או 60 ימים.
5. התאמת עלויות חברת ניהול ועד הבית לתקציב הבניין
מומלץ לבנות תקציב בניין שכולל את כלל ההוצאות הקבועות. בתקציב זה יש לכלול את עמלת חברת הניהול ולכך לצרף את סכום ההוצאות שאינן צפויות, את סך כל הסכום לחלק עפ"י שיטת החלוקה הנהוגה בבניין. כך תקבעו את גובה מיסי ועד הבית כולל עמלת חברת הניהול.
תקציב נכון יאפשר חופש פעולה לחברת הניהול ואחזקת מבנים בבניין ויתרום להצלחתה לאורך זמן. ייתכן שתתקלו בהתנגדות כלשהי של דייר אחד או יותר, כדי לוודא שמיסי ועד הבית עומדים בציפיות של וועד הבית והדיירים בעלי הנכסים עצמם, חשוב לקבל הסכמה רחבה ככל האפשר.
6. קבלת הסכמה רחבה מהדיירים
החוק קובע שלצורך בחירת חברת ניהול ועד בית לבניין בו לא הייתה חברת ניהול בעבר, יש לקבל הסכמה של 2/3 מבעלי הנכסים בבניין או 2/3 מהנוכחים באספה (מקור: חוק בתים משותפים).
כאשר מדובר בהחלפת החברה יש לקבל הסכמה של מעל ל50% מבעלי הנכסים או מעל למחצית מנוכחי האספה.
ההסכמות של בעלי הנכסים מתייחסות לנושאים הבאים:
- בחירת נציגות ועד הבית
- ייפוי כוח לוועד הבית לבחור את חברת הניהול ולהוות כמורשה חתימה בחשבון
- לקבוע סכום משוער לתשלום עבור מיסי ועד הבית כולל חברת הניהול
במקרים בהם מגיעים מעט מבעלי הנכסים לאספות, מומלץ להחתימם פיזית על גבי פרוטוקול בטרם תחילת פעילות החברה.
כך תקבל חברת הניהול גיבוי או במילים אחרות, גב רחב יותר מול מתנגדים / סרבנים למיניהם אם יהיו כאלו במהלך עבודתה בבניין.
7. ועד הבית בוחר את חברת הניהול ולא הדיירים
מומלץ לתת ייפוי כוח לנציגות ועד הבית לבחירת חברת הניהול. עדיף להימנע מלאפשר לדיירי הבניין לבחור את חברת הניהול ואת השירותים שהיא מספקת. הסיבה העיקרית היא שלאנשים יש נטייה ללכת על הזול ביותר ולצפות לקבל את התמורה הגבוהה ביותר.
אנו ממליצים לתת ייפוי כח לנציגות הבניין לעשות את הבדיקות הנדרשות ולבחור את חברת הניהול המתאימה ביותר בשם דיירי הבניין. כך תבטיחו לעצמכם טיפול ראוי ושקט נפשי לאורך זמן.